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Les règles de convocation à une assemblée générale

Le strict respect des règles de convocation est au cœur du contentieux de la copropriété. De nombreux copropriétaires poursuivent en Justice l’annulation d’une assemblée générale qui les embarrasse.

Une convocation irrégulière est souvent une aubaine…

Elle peut s’avérer source de difficulté pour le Syndic puisque la sanction d’une irrégularité de convocation est susceptible de justifier sa responsabilité (Cass. 3ème Civ. 9 novembre 1994).

UNE ASSEMBLEE GENERALE PAR AN ET PLUS
L’article 7 du décret du 17 mars 1967 impose la tenue, au moins une fois par an d’une assemblée générale des copropriétaires. Cette règle est d’ordre public, de sorte que même si le règlement de copropriété stipulait qu’une assemblée devait être tenue seulement tous les deux ans, la clause serait réputée non écrite.

Rien n’interdit en revanche au règlement de copropriété d’imposer plusieurs assemblées générales par an.

L’interprétation de ce texte par les juridictions du fond permet cependant la tenue d’assemblées générales dans une période supérieure à un an. Il a été admis qu’une assemblée générale se tienne en début d’année et que la suivante se tienne en fin d’année suivante.

Même si l’application de cette règle par les Tribunaux permet une certaine souplesse, la Cour de cassation ne semble tenir une position contraire (Cass. Civ. 3ème 7 février 1990) et a retenu la responsabilité d’un Syndic qui avait convoqué deux assemblées générales avec 16 mois d’écart. Il restera cependant au copropriétaire demandeur à démontrer l’existence d’un préjudice lié à une convocation tardive. L’application stricte de cette règle par la jurisprudence conduirait cependant à multiplier le contentieux de l’annulation.

L’article 37 du décret du 17 mars 1967 impose la convocation d’une assemblée générale lorsque le Syndic vient procéder de son propre chef à des travaux urgents.

QUI PEUT CONVOQUER L’ASSEMBLEE ?
L’article 7 du décret du 17 mars 1967 pose le principe selon lequel l’Assemblée Générale est convoquée par le Syndic.

Ainsi un président de conseil Syndical (et non le conseil syndical) ne peut à lui tout seul convoquer une assemblée générale. Il en va de même pour une personne qui n’est pas copropriétaire.

Mais l’article 8 du décret du 17 mars 1967 donne également cette faculté au conseil syndical ainsi qu’à un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires à moins que le règlement de copropriété ne prévoit un nombre inférieur. Dans cette situation, c’est tout de même le syndic qui convoque l’assemblée, mais à la demande des personnes énumérées à l’article 8 du décret du 17 mars 1967.

Enfin, si, en dépit de la demande de convocation du conseil syndical ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, le syndic ne convoque pas (aucun délai n’est imposé), le Président du Conseil syndical peut adresser une mise en demeure au syndic. Cette mise en demeure ouvre alors un délai de huit jours, à l’expiration duquel (et pas avant !) le président du Conseil syndical peut alors lui-même convoquer l’assemblée.

Si le Président du Conseil syndical ne convoque pas, l’article 50 du décret du 17 mars 1967 prévoit que chaque copropriétaire peut provoquer la convocation en saisissant en référé le Président du Tribunal de Grande Instance.

En dehors des hypothèses ci-dessus, personne d’autre ne peut convoquer une assemblée générale.

CONVOCATION PAR LE SYNDIC (article 7 du décret du 17 mars 1967)
Le syndic qui convoque doit être en exercice : la convocation n’est pas valable si le mandat du syndic est expiré, même si celui-ci, avant la fin de son mandat, l’assemblée générale avait missionné le Syndic de convoquer une nouvelle Assemblée Générale (Cass. 3ème Civ. 26 mars 1997)

Le syndic démissionnaire ne peut pas plus convoquer postérieurement à la date d’effet de sa démission.

De même lorsque la convocation a été émise par un syndic désigné par une assemblée générale ayant elle-même fait l’objet d’une annulation, celle-ci ayant un effet rétroactif et ayant pour conséquence que lors de la convocation à la deuxième assemblée générale, le syndic n’avait aucune qualité pour convoquer (Cass 3ème Ci. 7 avril 2004)

La nullité qui en découle englobe l’ensemble de l’assemblée générale, et elle peut être a priori valablement invoquée, postérieurement au délai de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

LES DESTINATAIRES DES CONVOCATIONS

Tous les copropriétaires sans exception doivent être convoqués. A défaut la nullité de l’assemblée est encourue avec la particularité que cette nullité peut même être demandé par un copropriétaire qui a été régulièrement convoqué.

La Cour d’Appel de PARIS (CA PARIS 23ème 12 janvier 1993) considère qu’ à l’égard du copropriétaire non convoqué, le fait qu’il ait été présent et qu’il ait participé au vote ne lui interdit pas de poursuivre pendant 10 ans la nullité de l’assemblée.

L’article 24 alinéa 4 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit indirectement une dérogation en cas de répartition de charges spéciales, en cas d’assemblées spéciales:
« Lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d’entretien d’une partie de l’immeuble ou celles d’entretien et de fonctionnement d’un élément d’équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d’eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation auxdites dépenses. »
Une autre exception légale au principe de convocation de tous les copropriétaires est prévue à l’article 16 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 lorsque certains lots privatifs sont la propriété du Syndicat des copropriétaires : il n’y a pas à convoquer le Syndicat des copropriétaires. Le texte dispense donc au Syndic de se convoquer … lui-même puisque c’est lui qui convoque les Assemblées et qui représente le Syndicat.

L’ADRESSE DE CONVOCATION
La convocation doit être adressée au domicile réel des copropriétaires.

Le Syndic connaît l’adresse de chaque copropriétaire par application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967 qui impose au Notaire de notifier lors d’un transfert de propriété au Syndic, sans délai, « la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l’indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l’acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l’article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965 »

Cette notification est distincte de l’avis de mutation émis dans les quinze jours de la mutation en application de l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965, ce dernier avis ayant pour effet d’ouvrir un délai d’opposition sur le prix de vente également d’une durée de 15 jours.

En cas de modification du domicile, l’article 65 du décret du 17 mars 1967 prévoit l’obligation pour chaque copropriétaire de notifier au Syndic son domicile réel.

« chaque copropriétaire ou titulaire d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot doit notifier au syndic son domicile réel »

Si le copropriétaire est une société, la convocation adressée à son représentant en son nom personnel est nulle. Pour être valable, la convocation doit être adressée es qualité (Cass. 3ème Civ 12 décembre 2001).

Si le copropriétaire est une société civile d’attribution, l’article 12 du décret du 17 mars 1967 impose que la convocation doit être adressée à chaque associé, chacun d’entre eux prenant part aux votes à proportion de leurs droits dans le capital de la société par application de l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965.

En ce qui concerne la convocation des époux, il faut distinguer plusieurs situations :
Si les époux sont séparés de biens et que le lot appartient personnellement à un seul époux, ou encore lorsque le lot est un propre d’un époux marié sous le régime de la communauté, il faut convoquer ce seul époux.
Si le lot est un bien commun, la question est controversée : chacun des époux dispose de la cogestion sur les biens communs. Pour éviter toute difficulté, il convient d’adresser deux convocations distinctes à chacun des époux.

Si le lot est en indivision ou grevé d’usufruit, il faut convoquer le mandataire commun.

Si le copropriétaire est un incapable (mineur ou majeur sous tutelle), la convocation doit être adressée à son représentant légal. En revanche, pour une curatelle, le curateur et la personne protégée doivent être convoquées.

FORMES DE LA CONVOCATION ET COMPUTATION DES DELAIS
Selon l’article 64 du décret du 17 mars 1967, modifié en 2000 puis en 2004, deux modalités de convocation sont possibles, la lettre recommandée avec demande d’avis de réception et la remise contre récépissé ou émargement.

Une convocation par lettre simple est nulle (CA Paris 31 mai 1983), de même que le dépôt des convocations par le syndic dans les boites aux lettres. Une convocation par mail ou par fax n’est pas en l’état actuel du droit admise.

Les délais courent à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, peu importe que le copropriétaire ne soit jamais allé retirer la lettre à la Poste.

Si la convocation est faite par remise contre émargement, le délai ne court pas à compter de la première présentation mais à compter de la date d’émargement, et par application de l’article 641 du Nouveau Code de Procédure Civile, à compter du lendemain de la date de l’émargement. La remise contre émargement présente donc l’inconvénient de ce que l’expéditeur ne pourra contrôler la date de l’émargement, lequel est en pratique confié au gardien d’immeuble. Le choix du retrait appartient au copropriétaire qui contrôle la date de remise et, parfois avec mauvaise foi, se trouvera en position de faire annuler une assemblée.

DELAIS DE CONVOCATION
L’article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit (alinéa 2) un délai de 21 jours : le règlement de copropriété peut prévoir un délai inférieur mais, le texte étant d’ordre public, ne peut instituer un délai inférieur.

La sanction est la nullité de l’assemblée générale (Cass. 3ème Civ. 25 novembre 1998 : loyers et copropriété 1999 n° 46), même si le copropriétaire convoqué tardivement était présent à l’assemblée et sans qu’il ait à démontrer l’existence d’un grief.

Le délai peut néanmoins être réduit dans les cas suivants :

En cas d’urgence, laquelle présente l’inconvénient pour le Syndic d’être apprécié souverainement et a posteriori par le Juge en cas de contestation (Cass. 3ème Civ. 1er avril 1992) : l’aléa judiciaire est donc inévitable. Le recours au délai de convocation réduit doit être utilisé avec la plus grande prudence.

S’il n’est nullement exigé que l’urgence soit justifiée dans la convocation, la charge de la preuve de l’urgence incombant au Syndicat des copropriétaires, il semble de sage précaution de justifier a priori du caractère urgent dans la convocation.

Une modification de la date de la convocation est assimilable à une nouvelle convocation et donc nécessite le respect des délais prévus par l’article 9 du décret du 17 mars 1967.

DATE ET LIEU DE LA REUNION

Selon l’article 9 du décret du 17 mars 1967 la convocation doit contenir :

« l’indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l’assemblée générale, la personne qui convoque l’assemblée fixe le lieu et l’heure de la réunion. La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. »

Sur la date de la réunion :

Le syndic choisit dans le respect des stipulations du règlement de copropriété, la date de l’assemblée, laquelle peut être tenue un dimanche ou un jour férié.

Sur le lieu de la réunion :

L’assemblée doit, sous peine de nullité sans aucun grief à démontrer de la part de celui qui l’invoque, se tenir dans la commune de situation de l’immeuble. Elle peut se tenir chez un copropriétaire.

Si la ville comporte des arrondissements, dans n’importe quel arrondissement.

Il convient de se reporter au règlement de copropriété lequel peut valablement prévoir un lieu de réunion différent.

L’ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour « précise » selon l’article 9 du décret du 17 mars 1967 « chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée »

Les termes vaques et équivoques sont donc proscrits dans la convocation. La nullité de l’assemblée tenue sur la base de convocation imprécises est encourue, pour être recevable, l’action devra être encourue dans le délai de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 (CA Paris 23ème B : 30 mai 2002 ; revue des Loyers 2002 page 531)

L’article 13 du décret du 17 mars 1967 dispose que l’assemblée ne peut délibérer valablement que sur les questions portées sur l’ordre du jour, avec la délibération encourt la nullité sans qu’il y ait à rechercher un préjudice personnel subi par le copropriétaire qui l’invoque.

Exemple :
Convocation pour choisir une entreprise et déterminer les modalités de financement de travaux déjà décidé. Lors de l’assemblée générale, les travaux sont remis en cause. Cette décision est nulle puisque l’ordre du jour ne portait pas sur la remise en cause ou non de travaux décidés (Cf. Cass. Civ. 3ème 4 juin 1993)

Exemple :
Même raisonnement pour l’ouverture d’un compte séparé non prévu à l’ordre du jour (Cass. 3ème Civ. 29 mars 2000)

Exemple :
Idem pour une décision de principe portant sur des travaux d’ascenseur ne figurant pas sur l’ordre du jour (Cass. 3ème Civ. 22 février 1995)
L’annulation ne concerne que la délibération qui n’avait pas été portée à l’ordre du jour et non l’ensemble de l’assemblée. Par ailleurs, en pareille situation, le recours doit être introduit dans les délais de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

LES AUTRES DOCUMENTS JOINTS A LA CONVOCATION

L’article 7 du décret du 27 mai 2004 a modifié l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

L’article 11 du décret du 17 mars 1967 impose de notifier « au plus tard en même temps que l’ordre du jour » différentes pièces.

Une notification antérieure à la convocation à l’assemblée générale est parfaitement valable, mais une notification postérieure à la convocation mais respectant le délai de 15 jours de convocation à l’assemblée générale n’est pas satisfaisante (Cass. 3ème Civ. 5 juillet 1989)

Les documents exigés par le texte dépendent des décisions soumises à l’approbation des copropriétaires réunis en assemblée :

« I. – Pour la validité de la décision :
1° L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ;
2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;

3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;

4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l’assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;
5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l’article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;
6° Le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;
7° Le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;
8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
9° Les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions ;
II. – Pour l’information des copropriétaires :
1° Les annexes au budget prévisionnel ;
2° L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Le contenu de ces documents ne fait pas l’objet d’un vote par l’assemblée des copropriétaires. »
La charge de la preuve de la bonne exécution de cette obligation incombe au syndic (Cass. 3ème Civ. 6 mars 2002). La Cour de cassation semble exiger que les documents soient notifiés par lette recommandée avec demande d’avis de réception (Cass. Civ. 3ème 11 mars 1998).
L’assemblée générale tenue sans que les documents aient été notifiés conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967 encourt la nullité et ce, même si les copropriétaires ont été informés par d’autres voies ou que l’absence de notification ne leur a pas été préjudiciable (Cass. 3ème Civ.14 janvier 1998)

Pour des exemples d’annulation sur ce fondement :

– Pour un arriéré de charges : Cass. 3ème Civ. 22 mars 2002
– Pour la vente d’un lot de copropriété : Cass. 3ème Civ. 3 février 1999
– Pour le renouvellement d’un contrat de syndic aux mêmes conditions : Cass. 3ème Civ. 18 décembre 1996